一、档案数字化管理给搜索、查找、即时阅读带来的便捷是毋庸多言的，能够简化并极大提高管理的质量和效率

二、许多纸质或其他实物档案，由于年月已久，只要动一动就会散裂或尘化，损毁风险极大，通过数字化采集图片、视频、尺寸、材质、介绍、文字描述等内容就可以在未来相当长一段时期保证原档的完好性，并且便于供需要的人进行参考。

三、            有些单位将档案数字化管理系统连接了自动化设备，从而实现了档案数据库与档案原件的对应和快速取阅、档案原件存储的温度、湿度和所在档案库的具体位置、档案库（室）的自动报警功能触发等等功能。