视频会议系统集通信技术、计算机技术、多媒体技术于一体。在召开视频会议时，处于两地或多个不同地点的与会代表，既可以听到对方的呃声音，又能看到对方的呃形象，同时还能看到对方会议室的场景，以及会议中展示的实物、图片、表格、文件等，与真实的会议无异，使每个与会者都能有身临其境之感。

    在视频会议技术出现前，政府机关、企事业单位及一些社会团体平时工作上的呃交流主要依靠电话联系，或者长途跋涉集中到某个城市参加会议。据相关资料显示，各级管理机构的工作人员每年参加会议的时间约占全部工作时间的30%以上；每年用于公务出差的费用高达300亿元，而每次开会或会面中约有80%的时间需花费在路途中，另外，对于一些突发事件：如火灾、防汛、占地会议等，若只能采用传统的电话沟通，而不能即时的有组织的进行讨论，这样将大大的损失了时间与效率，而通过视频会议系统就能及时了解或发布紧急情况和作出决策。因此，传统的交流方式在某些特殊的条件下已经无法适应社会发展的需要。