采用视频会议，可以实现与多人同时进行通讯，人们还可以面对面讲话。在全球各地的办公室和教育机构，视频会议还能够用于学习、培训和与联系人会面，不需要进行旅行。视频会议不仅能够节省电话费，而且通过取消旅行还有助于改善环境和减少业务开支中安排员工外出开会的旅差费。此外，朋友和家人能够利用视频会议与居住在其它国家的亲人保持联系，甚至在海外作战的士兵也能够利用视频会议与家里的爱人保持联系。

硬件及专网的高额成本制约了硬件视频会议系统只能用于政府、部队、大型企业集团，很难向中小企业、日常化应用普及。随着计算机处理能力和软件技术的提高，视频会议系统也开始向软件化发展，越来越多基于服务器端/客户端模式的软件产品出现，引领视频会议向办公交流、业务培训、市场营销等多领域扩展，并且这种相对低成本、便捷化的应用正在逐步为大多数中小型企事业单位接受。网络视频会议是软件视频会议的最新发展，它完全基于Internet互联网，支持面向全球的协同工作；同时以互联网时代最常用的浏览器模式使用，极大的扩展了应用场景和地点。