纯软件的视频会议都是基于IP网络运行的，无需用户专门布网，能够为用户节约大量的投入成本，却也增加了视频会议运行的不稳定性。如果数据功能较差，会严重影响视频会议的辅助功能的使用，大大降低其使用性价比。在现实的会议中，与会者坐着开会并没有太大的动作，而语音交流、文档或图纸才是最重要的，而这同样适用于远程视频会议。关于文档或图纸的共享，大多的软件供应商使用应用程序共享或者桌面共享来实现，这就对会议产品的数据功能提出了很高的需求：
 
    1、借助远程视频会议系统就可以随时随地与总公司进行沟通，同时也可以用于企业内部沟通。
    2、分布在不同地域的企业分支机构。不需要浪费时间在旅途上，为企业缩短了决策时间，提高了公司的运作效率。
    3、增强直观性。俗话说“眼见为实”通过展示产品，2向公众和目标客户进行产品的可视化推广。
    4、让客户直观的看到产品的外观，工作状态，性能等，比只是拿出几组数据更有说服力。
 
    视频会议对于企业来说，节流开支的同时还能提高工作效率；对于教育机构来说，能够将不同区域的学生和教师连接起来，共同分享课堂内容，互相学习。对于公共机关来说，能够提供即时的信息，增加平安系数，为各种紧急事故提供关键的通信工具。眼下，视频会议已被应用于各行各业，随着视频会议技术的不断完善，它将会被更多领域所发掘和应用。