硬件视频会议产品太贵，灵活性也比较差。随着视频、音频、数据综合发展，尤其是在远程教学和远程医疗领域，用户将更加重视数据及应用共享，灵活性对于用户也是非常重要的。软件视频会议只要有网络，随时都可以登录到客户端进行交流。

辰联视频会议系统作为一个通讯网络系统，系统的可管理性和可维护性是十分重要的。能够很方便地装卸的高质量系统对需要移动和经常出差的用户而言非常重要，在不降低系统性能的前提下，提高系统的便携性。视频会议系统可以让分处异地的用户进行"面对面"的交流,这无疑给企业提高工作效率和节省会议开支带来颇多好处。以往视频会议系统的主流都是房间式的庞然大物,它们价格昂贵,一直是大公司、大老板们的专属权益,普通企业对它可望不可及。但是,随着电脑技术的飞速发展,计算机处理能力、网络传输能力都有了很大提高,视频会议系统走向小型化,逐渐到了可以为大众接受的程度，一时间，中小企业和个人用户成为视频会议领域的最大潜力股。在个人PC机上使用视频会议系统而不必采用专网和占用高带宽的需求。