当用车人员  在使用车辆或设备前，自行去智能钥匙管理柜输入个人ID和密码,取出车钥匙或设备,系统会自动记录取车和设备的时间,人员姓名,以及车辆和设备去向信息.在用后，完毕返回后,人员将车钥匙和设备还回系统.系统会自动登记归还时间.并且所有信息实时上传至服务器.
    分管领导只需要坐在办公室,通过自己的电脑,可根据人员/车辆/时间等条件进行单独或组合查询.随时掌握所有车辆，设备使用情况.对于公车私用,非工作时间用车等行为,可实时监督并及时处置.提高了公务车辆使用效率.同时为企业节省车辆使用经费.
所有可以用车的人员、职工均将指纹录入系统，需要用公车时，经过部门审批后，通过编号和刷指纹领取车钥匙。归还钥匙时还要刷卡。通过这一程序，后勤保障及管理部门能在电脑上实时监控公车的使用者、使用时长等情况，若公车出现事件，也能迅速查找到第一责任人。